Video Conference – hội nghị truyền hình là gì?

Video Conference còn được gọi là hội nghị truyền hình, là hình thức trao đổi thông tin trực tiếp giữa con người với nhau khi ở xa, có thể từ nơi này đến nơi khác, đất nước này đến đất nước khác. Bạn chỉ cần ở tại chổ là có thể kết nối đến tất cả các đối tác ở xa.

Hội nghị truyền hình có thể tạo ra những lợi ích tức thì cho tổ chức, doanh nghiệp của bạn. Không chỉ giúp tiết kiệm tiền của và cải thiện năng suất, video còn có thể tạo ra một lợi thế cạnh tranh bằng cách:

– Giúp bạn đưa ra quyết định nhanh hơn: Chỉ riêng ở Hoa Kỳ, truyền thông không hiệu quả gây lãng phí ước tính khoảng 297 tỉ USD/năm. Thời gian dành để đi lại, đợi tài liệu đến hay cố gắng giải thích những vấn đề phức tạp qua thư điện tử không thành công là khoảng thời gian có thể được sử dụng tốt hơn để mang các sản phẩm mới ra thị trường hay giải quyết các vấn đề về dịch vụ khách hàng. Video có thể giúp tất cả các đối tác chia sẻ ý tưởng, trình chiếu các bức ảnh chi tiết và thực hiện hành động nhanh hơn.

– Cung cấp cơ hội tiếp cận các chuyên gia ngay lập tức: Video cho phép bạn tham khảo ý kiến chuyên môn của một ít người trong toàn bộ tổ chức mà không cần yêu cầu họ phải đi đến tận nơi. Đào tạo, giải thích, tư vấn và khắc phục sự cố có thể thực hiện trong thời gian thực. Với các giải pháp lưu trữ và truyền video, kiến thức của một chuyên gia có thể được lưu lại và bất kỳ ai cũng có thể truy nhập tại bất kỳ thời điểm nào.

– Mang tổ chức lại gần nhau: Nhiều văn phòng không có nghĩa là các nhóm tách biệt. Sau một sáng kiến mở rộng toàn cầu, sáp nhập hay thuê ngoài, các phòng ban thường tự cảm thấy bị cản trở, không kết nối được từ các mục tiêu dự án và văn hóa công ty chung. Video tạo ra một phòng họp ảo cho các tổ chức (collaboration), giữ mọi người như ở cùng một nơi.

– Cải thiện sự cân bằng cuộc sống/công việc: Đi lại 2 giờ mỗi ngày cho một cuộc họp ngoài thành phố có nghĩa là lãng phí thời gian và tiền bạc. Bằng cách sử dụng video để tham dự cuộc họp – hay thậm chí làm việc từ xa thay vì bị tắc đường trong giờ cao điểm – nhân viên có thể duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường.

Những yêu cầu cơ bản về hội nghị truyền hình

1. Yêu cầu thiết bị

Thành phần của Video Conference cơ bản gồm: Thiết bị đầu cuối (VCS), thiết bị điều khiển đa điểm (MCU), gateway và gatekeeper. Ngoài ra còn có các thiết bị tùy chọn khác như thiết bị chia sẽ dữ liệu, thiết bị ghi hình ảnh, thiệt bị lập lịch và quản lý hội nghị truyền hình…

– Thiết bị VCS: Chức năng chính là thu nhận hình ảnh, video qua camera hoặc micro, hình ảnh được mã hóa và chuyển qua giao diện mạng. Các VCS còn có cổng kết nối với máy tính cho phép trình chiếu các tài liệu từ máy tính trong cuộc họp. VCS có thể sử dụng màn hình TV, màn hình máy tính hoặc các thiết bị chiếu có sẵn hệ thống âm thanh

– Thiết bị MCU: Có chức năng điều khiển đa điểm được kết nói với các VCS tại các buổi họp. Những hình ảnh và âm thanh từ VCS khi nhận về, được trộn lại và chia hình hiển thị theo yêu cầu của người quản lý hệ thống. Mặc khác, MCU còn hỗ trợ kết nối đầu cuối các cuộc thoại. Để thỏa mãn yêu cầu làm việc đa Phương tiện, MCU còn hỗ trợ chuyển mã chất lượng các yếu tố như giao diện mạng, băng thông, tốc độ khung hình…

– Thiết bị Gateway: Là thiết bị dùng để chuyển đối tín hiệu giữa 2 mạng khác nhau để giao tiếp như giao tiếp giữa mạng IP và mạng ISDN.

– Thiết bị Gatekeeper: Có vai trò điều khiển và thiết lập cuộc gọi, quản lý các thiết bị và kiểm soát chất lượng băng thông.

b. Yêu cầu tốc độ đường truyền:

Đường truyền được sử dụng trong Video Conference là ISDN và IP

– Với các hệ thống hội nghị đa điểm SD, tốc độ đường truyền cho các site nhánh ít nhất đạt 384kb đối xứng.

– Với hệ thống hội nghị truyền hình đa điểm HD thì đường truyền tại các nhánh site tối thiểu 1Mbps đối xứng.

– Đường truyền đến MCU phải bằng đường truyền các site cộng lại

– Khi sử dụng đường truyền IP, đường truyền các site phải cộng thêm 20%-35% header của gói IP. Để đạt được yêu cầu về tốc độ, đường truyền đến site nhánh tối thiếu phải 1.2Mbps. Phải dùng công nghệ HD và 460Kbps đối với công nghệ SB để đảm bảo đủ băng thông cho cả video, audio và content trong suốt cuộc họp.

Video – Công nghệ xanh mới: Bằng cách giảm bớt việc đi lại không cần thiết, các giải pháp hội nghị truyền hình còn giúp các tổ chức có trách nhiệm hơn với môi trường trong khi tăng thêm lợi thế cạnh tranh.